TUGAS SUPERVISI

PERENCANAAN KERJA

perencanaan kerja di hotel

Peningkatan kesejahteraan para karyawan hotel.

1. sasaran
2. manfaat bagi hotel
3. manfaat bagi karyawan
4. langkah nyata dari pihak manajemen dalam meningkatkan kesejahteraan karyawan


1. SASARAN
    Didalam hotel, kesjahteraan karyawan sangatlah dibutuhkan, apalagi didalam persaingan industri yang sangat ketat dewasa ini, saya ingin merencanakan kesejahteraan para karyawan di tingkatkan. sasaran utama perencanaan ini adalah karyawan itu sendiri, karena semakin karyawan ditingkatkan kesejahteraannya maka semakin meningkat pula produktivitas kerja mereka.

2. MANFAAT BAGI HOTEL
    Sama-sama kita ketahui bahwa kesejahteraan sangat berpengaruh dalam peningkatan dan kemajuan suatu perusahaan, khususnya hotel yang bergerak di bidang pelayanan jasa. Hotel merupakan suatu industri yang makin pesat perkembangannya karena kebutuhan manusia dan keterkaitan industri hotel dengan industri pariwisata sangat tinggi, dan persaingan atau kompetitor dari industri tersebut pun makin ketat. Jika suatu perusahaan meningkatkan kesejahteraan karyawannya maka banyak sekali keuntungan yang didapat oleh pihak perusahaan.
    a. perusahaan akan mendapat keuntungan karena karyawan telah mendapat kesejahteraan dan akan        memberikan timbal balik yaitu meningkatnya kinerja mereka.
    b. para karyawan akan disipilin dan mengurangi tingkat kemalasan masuk kerja, karena mereka akan mempunyai pandangan bahwa apabila mereka tidak masuk kerja maka mereka tidak akan mendapatkan kenyamanan saat bekerja.
    c. para karyawan akan termotivasi untuk terus meningkatkan produktivitas mereka seiring kesejahteraan yang diberikan semakin meningkat.
    d. tidak adanya keluhan tentang kesjahteraan karyawan
    e. meminimalisir tingkat korupsi didalam perusahaan

3. MANFAAT BAGI KARYAWAN
    adapun manfaat bagi karyawan dalam hal ini adalah finansial dan tunjangan-tunjangan yang didapatkan oleh karyawan, karyawan akan bekerja dengan baik apabila pendapatan yang diterima juga sepadan serta fasilitas yang didapatkan karyawan pun sepadan.

4. LANGKAH NYATA PERUSAHAAN
    Perusahaan harus mengambil tindakan nyata dalam pelaksanaan ini, karena semua akan terealisasi jika perusahaan telah mengambil kebijakan-kebijakan terkait dengan kesejahteraan karyawan.
langkah-langkah yang akan diambil adalah sebagai berikut.
    a. perusahaan akan menaikkan gaji para karyawan dengan catatan harus ada peningkatan kinerja atau feed back dari karyawan itu sendiri.
    b. perusahaan akan menyediakan fasilitas yang nyaman, seperti kantin karyawan yang telah dimodifikasi untuk kenyamanan para karyawan, seperti ruang istiarahat yang nyaman, karaoke break, billiard break. yang akan dibuka dan ditutup apabila jam istirahat berlangsung
    c. tunjangan kesehatan premium yang diberikan hotel.
    d. adanya briefing antar kepala departemen di tiap 2 bulan sekali mengenai kesejahteraan karyawan.
    e. pemberian reword yang menggiurkan para karyawan agar terus meningkatkan kinerja.
    f.  pendirian koperasi karyawan dimana karyawan dapat menabung atau meminjam uang dari perusahaan dengan jaminan tertentu dan hanya keperluan mendesak.


Itulah perencanaan kerja yang saya akan buat,semua akan berjalan dengan dengan lancar apabila perusahaan dan karyawan bekerja sama dalam meningkatkan perusahaan.
   

FRONT OFFICE ASSIGMENT

JOB DESCRIPTON I

 

 

1.Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah.

2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut.

3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung  hotel.

4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel.

5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out

6. Data entry akan informasi tamu hotel.

7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check    out reservasi dll.

8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik .

9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta professional.

10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan.

11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan.

12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba,

 receptionist bisa juga bertugas :- Sebagai petugas keamanan di malam hari

- Mengurus check in check out di waktu malam- Menerima telepon di malam hari

- Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service

- Menjadi bellboy

- Mengaudit guest ledger

 - Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)

- Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari

- Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel

- Mengurus pemesanan hotel di malam hari

- Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)

- Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari  - Mengatasi berbagai situasi darurat yg mungkin terjadi di malam hari- Mengurusi kebutuhan tamu hotel di malam hari (memesan taxi, mencarikan barang keperluan tamuatau escort girl, dll)Biasa night auding dibantu dengan penggunaan program komputer berupa sistem managemen propertihotel, tergantung akan kebutuhan hotel.

SUMBER : http://www.scribd.com/doc/61124495/Receptionist


JOB DESCRIPTON II

1. Menyambut tamu tiba.

2. Memproses pendaftaran tamu.

3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.

4. Menangani kunci kamar tamu.

5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah.

6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out.

7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel.

9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .

SUMBER : http://smipusi.blogspot.com/

MANAGEMENT BASIC ASSIGMENT (Strategic And Operasional Planning).

Strategic and operational planning

Operational planning is the day-by-day and month by month planning for what your organisation is doing; strategic planning determines the entire direction of your organisation, including what it's not doing but should be doing. The two forms of planning must be integrated, but must not be confused. 

Strategic Planning

This used to be called "long-range planning". The term "strategic planning" is now used to express the analytic and comprehensive elements of this type of planning.

The strategic plan aims to focus an organisation's vision and priorities in response to a changing environment and to ensure that members of the organisation are working toward the same goals. Strategic management harnesses the full potential of an organisation by integrating daily operational decisions into the strategic process. Strategic management is a task for the whole organisation all the time. It is a way of thinking and a guide to action, and should govern the behavior of everybody concerned. It enables organisations to think through and document what they are doing, for whom they are doing it, and why. 

The planning process encourages organisations to re-examine their established directions and strategies for contemporary relevance and practical results, asking questions like Do we need to change our mission? Have the needs of our target community changed? Should we abandon much-loved programs that have outlived their usefulness, and concentrate our resources somewhere else? Do our current staff and management have the capacity and commitment achieve our goals? 

Leadership

Above all, the strategic planning process needs drive -- the continuing commitment to pushing the process on through difficulties, obstacles and opposition. The whole process requires someone to be designated as coordinator and to be responsible for keeping the process moving against the timelines. Without a strong commitment, there will be no outcome -- which may explain why a recent study found that only 31 per cent of not-for-profits had a strategic plan at all (though the study also found that the organisations that did were more effective than the ones that didn't). .

Consultation

After this comes the ability to recruit, consult and persuade members and stakeholders. A successful strategic planning process will be genuinely inclusive, involving all its stakeholders -- paid and volunteer staff, board, clients, funders, and the community. 

Resources

There are resource implications in embarking on strategic planning. It's going to take time, staff, and attention away from your day-to-day operations. If your Board isn't prepared to commit resources to the project then you're better off not attempting it (which is perhaps why recent studies show that larger organisations are more likely to have a strategic plan). 

The Strategic Planning Process

1. Environmental scan

Review your organisation's current local, political, social and economic environment. Identify needs, challenges, and opportunities. How are you placed to deal with all these? Run a SWOT analysis, an activity that identifies the organisation's current strengths, weaknesses, opportunities and threats.

2. Plotting Direction

On the basis of your environmental scan, identify the strategic decisions involved and decide what you need to do to respond to the major issues and opportunities you face. 

3. The Mission Statement 

Review your Mission Statement (the reasons why your organisation exists). Draw up guiding principles that will provide guidance and inspiration to staff and to the Board. 

4. The Goals (or objectives, or outcome statements)

On the basis of the mission statement, choose your specific priorities. What are the things that need to be accomplished for the organisation to achieve its mission? Goals or objectives should be designed and worded as much as possible to be specific, measurable, and realistic. 

Strategies

Action Plans

These are the strategies or activities that have been prioritised and selected to help the organisation achieve its goals. They clearly reflect and respond to the findings of the research documented in the environmental scan with a number of broad activities matched to each strategic goal. 

Action planning also includes specifying responsibilities and timelines with each objective, or who needs to do what and by when.

It is also common for organisations to develop separate operational plans that include staff workplans for the coming year. Larger organisations will develop plans for each major function, division department, etc., and call these work plans.

Evaluation

This should also include methods to honestly monitor and evaluate the plan and its results, which includes documenting how the organisation will know who has done what, to whom and by when. 

Budgets

Usually budgets are included in the strategic and annual plan, and with work plans. Budgets specify the money needed to implement the annual plan. Budgets also describe the main items of expenditure, for example, for human resources, equipment, materials.

Strategic planning -- a process, not a monument

The important thing to remember is that an organisation's strategic plan is not a monument, an end in itself, but rather a means of achieving its purpose. Many management experts have emphasised the need for the people implementing a strategic plan to have enough flexibility and authority to be creative and responsive to new developments. In reality this will normally mean changing the activities that have previously been selected to achieve the organisation's mission in the light of new opportunities or challenges. 

The process is helpful only if it assists organisations to honestly test old assumptions in the light of new information about the present, and anticipate the environment in which the organisation will be working in the future. 

Finally, the process is about building commitment and embracing public accountability through engaging key stakeholders in the regular process of identifying priorities and evaluating strategies in the pursuit of changing people's lives for the better.

Tugas F.O

Glosarium Reservasi

1.On Request               : Pencatatan pesanan kamar sementara menunggu adanya

                                      kamar kosong

2.C/A                          : Company account, Yaitu pembayaran ditanggung oleh

                                     suatu kantor agen perjalanan                                     
3.Low Season              : Periode di mana permintaan kamar menurun sehingga     

                                      tarif standar/murah, seperti hari masuk sekolah.                                                                             

4.R/O                          : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung

                                     kamarnya saja
5.R/M                          : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung

                                     dengan sewa  kamar dan biaya makan                           
6.Fully booked              : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di

                                     pesan atau sudah dihuni tamu                                                           
7.Deposit                     : Pembayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel

                                     dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai

                                     uang muka                                     
8.Indirect Guest            : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar

                                      terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel                                     
9.P/A                           : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu

                                     Yang bersangkutan
10.Closed                     : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani

                                     pemesanan kamar                               
11.XX                          : Cancelled, Yaitu pemesanan kamar yang di batalkan
12.Open                       : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa

                         di terima
13.Group Rate              : Tarif khusus bagi tamu rombongan.
14.Available room         : Jumlah kamar yang yang tersedia di hotel yang dapat

                          dijual
15.cancellation Fee        : Biaya yang dikenakan kepada tamu dari pihak hotel

                          karena pembatalan pemesanan kamar yang dilakukan

                                      sebelumnya.                                     
16.High Season             : Periode di mana permintaan kamar meningkat sehingga

                                      tarif mahal, seperti hari libur.                                    
17.Hostel                      : Penginapan untuk yang ingin berhemat, biasanya

                                      disukai untuk kalangan backpacker.

  1. Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu rombongan:

1.        Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya 

2.        Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.

3.       Memberikan informasi/laporan kepada departemen lain terutama Sales manager dan Food Beverage Manager.

4.       Menghubungi pihak pemesan kamar untuk memastikan pemesanan kamarnya dalam jangka waktu  60,30,20 hari sebelum kedatangannya

5.       30 hari sebelum tamu rombongan datang minimal sudah diterima daftar nama tamu yang akan menginap.

6.       Dua minggu sebelumnya beberapa informasi sudah diterima:

     -          Daftar nama tamu (rooming list) beserta nama pimpinan rombongan.

     -          Rincian acara dan permintaan yang berhubungan dengan makanan dan minuman.

     -          Waktu/jam kedatangan dan keberangkatannya dari hotel.

     -          Masalah pembayaran.

     -          Permintaan khusus yang perlu dipersiapkan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan bila menerima pemesanan untuk tamu rombongan:

1.        Semua permintaan harus dijawab dan dicatat secara lengkap sesuai dengan permintaannya di dalam reservation form.

2.        Front Office Manager harus memberikan informasi kepada FB Manager terutama yang berhubungan dengan masalah pengaturan makanan dan minuman yang dibutuhkan oleh tamu rombongan tersebut.

3.       Masalah harga (harga kamar, makanan dan minuman harus dibicarakan sebelumnya dengan sales manager atau General Manager.

4.       Harus ditentukan jumlah kamar yang akan diberikan tanpa bayar (complimentary rooms).

5.       Masalah pembayaran harus ditentukan dan disetujui oleh FOM, apabila pembayaran akan ditagihkan kepada perusahaan harus dibicarakan terlebih dahulu dengan bagian Accounting.

2.   Prosedur check in untuk tamu individu/perorangan

      Prosedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut:
1.Tamu telah datang

      Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan bellboy. 

      2. Bellboy mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk . Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses check-in.

      3. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee etter (GL), atau travel agent voucher.

      4. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu yangdapat berupa passpor, KTP, SIM 

      5. Menyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas penting 

      6. Memberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanya
7. Reception mengucapkan selamat beristirahat.

3.  Prosedur penanganan tamu VIP

      Check-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP (Very Important Person) dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front desk.

Registrasi bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu.
Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikut:

1.       Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang

2.      Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi

3.      Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman (spirit) sebagai amenities untuk VIP.

4.      Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari protocol-nya.

5.      Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor kamarnya.

6.      Mengucapkan selamat beristirahat dan magic words

7.      Jika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahulu

8.     Bellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamu

9.      Setelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat elektronik lainnya.

10.  Bellboy menata barang di luggage rack dengan rapi

11.   GRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kamar. 

12.  Memberi kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun bellboy.

13.  GRO kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-in

14.  Bellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas check in telah dilakukanya.

15.   Receptionist memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya: ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan seterusnya.

16.  Pada hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi.

2. Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:

      a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan

      b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan

          lengkap.

      c. Mencoret slip pemesanan kamar

      d. Hapus data pada table pemesanan kamar

e. Simpan kembali pada arsip