MANAGEMENT LEVEL

LEVELS OF MANAGEMENT

 Means :

The term “Levels of Management’ refers to a line of demarcation between various managerial positions in an organization. The number of levels in management increases when the size of the business and work force increases and vice versa. The level of management determines a chain of command, the amount of authority & status enjoyed by any managerial position. The levels of management can be classified in three broad categories: - Top level / Administrative level Middle level / Executory Low level / Supervisory / Operative / First-line managers

1. Top Level of Management

It consists of board of directors, chief executive or managing director. The top management is the ultimate source of authority and it manages goals and policies for an enterprise. It devotes more time on planning and coordinating functions.

The role of the top management can be summarized as follows -

1. Top management lays down the objectives and broad policies of the enterprise.
2. It issues necessary instructions for preparation of department budgets, procedures, schedules etc.
3. It prepares strategic plans & policies for the enterprise.
4. It appoints the executive for middle level i.e. departmental managers.
5. It controls & coordinates the activities of all the departments.
6. It is also responsible for maintaining a contact with the outside world.
7. It provides guidance and direction.
8. The top management is also responsible towards the shareholders for the performance of the enterprise.

Case in point:
At this level of hotel revenue decreased on duty to take action within the meaning of accost and punishment to the operational managers from all parts, because the level is directly responsible to the owner if there is a decrease in revenue.

2. Middle Level of Management

The branch managers and departmental managers constitute middle level. They are responsible to the top management for the functioning of their department. They devote more time to organizational and directional functions. In small organization, there is only one layer of middle level of management but in big enterprises, there may be senior and junior middle level management. Their role can be emphasized as -

1. They execute the plans of the organization in accordance with the policies and directives of the top management.
2. They make plans for the sub-units of the organization.
3. They participate in employment & training of lower level management.
4. They interpret and explain policies from top level management to lower level.
5. They are responsible for coordinating the activities within the division or department.
6. It also sends important reports and other important data to top level management.
7. They evaluate performance of junior managers.
8. They are also responsible for inspiring lower level managers towards better performance

Case in point :
When there are complaints from guests about the hotel room service which must be corrected, this level will receive reports from subordinates, and this level is tasked to provide a solution or a morning briefing to discuss it with the other manager and general manager. And this level is to deliver back to the supervisors and employees, because this level is accountable to the general manager of operations of the department.

3. Lower Level of Management

Lower level is also known as supervisory / operative level of management. It consists of supervisors, foreman, section officers, superintendent etc. According to R.C. Davis, “Supervisory management refers to those executives whose work has to be largely with personal oversight and direction of operative employees”. In other words, they are concerned with direction and controlling function of management. Their activities include -

1. Assigning of jobs and tasks to various workers.
2. They guide and instruct workers for day to day activities.
3. They are responsible for the quality as well as quantity of production.
4. They are also entrusted with the responsibility of maintaining good relation in the organization.
5. They communicate workers problems, suggestions, and recommendatory appeals etc to the higher level and higher level goals and objectives to the workers.
6. They help to solve the grievances of the workers.
7. They supervise & guide the sub-ordinates.
8. They are responsible for providing training to the workers.
9. They arrange necessary materials, machines, tools etc for getting the things done.
10. They prepare periodical reports about the performance of the workers.
11. They ensure discipline in the enterprise.
12. They motivate workers.
13. They are the image builders of the enterprise because they are in direct contact with the workers.

Case in point:
There are employees who are frequently absent miss work, this level is responsible to the manager and this level is approached by the employee to find out his reasons and provide the best solution for the hotel.

PENYELESAIAN MASALAH YANG DISELESAIKAN OLEH MANAJEMEN

Mogok kerja adalah tindakan pekerja secara bersama-sama menghentikan atau memperlambat pekerjaan sebagai akibat gagalnya perundingan penyelesaian perselisihan industrial yang dilakukan,agar pengusaha memenuhi tuntutan pekerja.Pekerja dan atau Serikat pekerja dapat menngirimkan delegasi dalam jumlah teratas kepada instansi/organisasi/lembaga untuk mencari penyelesaian masalah yang di hadapi.Mogok kerja Normatif yang sudah diatur dalam peraturan perundangan-undangan yang berlaku,pengusaha wajib membayar upah selama pekerja mogok kerja sampai pengusaha melaksanakan kewajibannya.Yang dimaksud dengan pemberitahuan secara tertulis kepada pengusaha dan instansi pemerintah adalah untuk memberi kesempatan kepada pengusaha dan instansi terkait untuk mengambil langkah-langkah penyelesaian guna menghindari terjadinya mogok kerja.

Yang menyebabkan terjadi mogok kerja oleh para pekerja adalah
a.mogok kerja dilakukan apabila perselisihan industrial tidak dapat diselesaikan sendiri oleh pihak yang berselisih atau tidak dapat diselesaikan melalui penyelesaian perselisihan industrial
b.Mogok kerja dilakukan bila pengusaha tidak melaksanakan tuntutan hak-hak pekerja yang bersifat normatif atau tidak memenuhi tuntutan kepentingan ekerja/serikat pekerja yang telah diupayakan penyelesaiannya melalui perundingan tetapi tidak berhasil

Upaya-upaya pencegahan yang bersifat preventif dan educatif harus dilakukan oleh pengusaha:
a.Adanya keterbukaan dan bersedia menerima kehadiran serikat pekerja
b.Adanya sifat tanggap terhadap keadaan upah pekerja dan kesejahteraan karyawan termasuk keluarganya
c.Pekerja diperhatikan dengan lebih manusiawi dan diperlakukan sebagai mitra
d.Dikembangkan forum komunikasi dan kebiasaan bermusyawarah untuk mufakat sesuai dengan HIP
e.Meningkatkan hubungan yang harmonis dengan serikat pekerja

Cara Yang Dilakukan Oleh Manajemen Perusahaan:

1. Perundingan

Setelah tuntutan awal diungkapkan, masing-masing pihak harus menentukan hal-hal yang mereka inginkan dan hal-hal yang dapat mereka berikan sebagai konsesi. Pada tahap ini masing-masing pihak perlu melakukan perundingan dalam wilayah ZOPA (zone of possible agreement) yang tersedia. Masing-masing pihak mempunyai batas toleransi (reservation price) untuk dapat mencapai kesepakatan atau untuk meninggalkan proses perundingan, sehingga terjadi jalan buntu (deadlock).

Dalam proses perundingan secara tipikal titik sasaran yang ingin dicapai oleh masing-masing pihak tidak bersinggungan (overlap). Hal ini berarti bahwa nilai /jumlah tuntutan yang diajukan oleh para perunding dari pihak serikat pekerja jauh lebih banyak daripada yang dapat dipenuhi oleh pihak perunding dari pihak manajemen, dan begitu juga sebaliknya. Namun demikian biasanya (walaupun tidak selalu), nilai toleransi minimum yang dapat diterima untuk menerima kesepakatan (reservation price) dari masing-masing perunding bersinggungan (overlap). Hal ini berarti nilai/jumlah tuntutan yang dapat dipenuhi oleh para perunding dari pihakmanajemen adalah lebih besar dari nilai toleransi minimum yang dapat diterima oleh pihak perunding dari serikat pekerja, dan begitu juga sebaliknya.

Dalam kondisi seperti tersebut di atas, kesepakatan yang dibuat, dapat menguntungkan kedua belah pihak. Namun demikian, tantangan yang harus dihadapi oleh para perunding dari kedua belah pihak adalah mencapai kesepakatan yang paling menguntungkan pihaknya masing-masing dan tidak memberikan terlalu banyak bagian dari ZOPA (zone of possible agreement) kepada pihak lain. Contoh : Bila ZOPA berada antara nilai 100 dan 150, yaitu 50 point, maka masing-masing perunding berupaya agar mereka mendapatkan porsi terbesar dari 50 point yang tersedia; bisa 45:5, 40:10, dan seterusnya. 

2.  Mediasi Yang dimaksud dengan mediasi menurut Undang Undang No 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (PPHI) adalah penyelesaian perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan pemutusan hubungan kerja, dan perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan melalui musyawarah yang ditengahi oleh seorang atau lebih. Sedangkan yang dimaksud dengan mediator adalah pegawai instansi pemerintah yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan yang memenuhi syarat-syarat sebagai mediator yang ditetapkan oleh Menteri untuk bertugas melakukan mediasi dan mempunyai kewajiban memberikan anjuran tertulis kepada para pihak yang berselisih untuk menyelesaikan perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan pemutusan hubungan kerja, dan perselisihan antar serikat pekerja/ serikat buruh hanya dalam satu perusahaan. 

3. Penutupan Perusahaan (Lock out) Adalah keputusan manajemen perusahaan untuk melarang para karyawan untuk memasuki areal perusahaan, dan tetap mengoperasikan perusahaan melalui personalia manajemen yang ada dan atau karyawan pengganti sementara. Menurut pasal Pasal 146 ayat (1) Undang Undang Ketenaga-kerjaan No. 13 Tahun 2003 , penutupan perusahaan (lock out) merupakan hak dasar pengusaha untuk menolak pekerja/buruh sebagian atau seluruhnya untuk menjalankan pekerjaan sebagai akibat gagalnya perundingan. 

Kesimpulan Melakukan perundingan sebenarnya bukanlah sesuatu hal yang perlu dikhawatirkan oleh para professional atau pekerja , selama mereka memahami konsep-konsep penting yang berkaitan dengan proses perundingan, seperti BATNA (Best Alternatives of The Negotiated Agreement) , Reservation Price, ZOPA (Zone of Possible Agreement), strategi perundingan, taktik yang digunakan dalam perundingan, dan perangkap yang ada dalam proses perundingan. Disamping itu, para professional atau pekerja perlu terus berupaya untuk meningkatkan kemampuannya, dan menimimalkan munculnya bias yang dapat menghambat proses perundingan yang terjadi. Dalam melakukan perundingan mereka perlu juga memahami pentingnya membuat perencanaan yang baik, dan memahami tahapan-tahapan yang terjadi dalam proses perundingan. Dengan pemahaman yang lengkap mengenai tata cara melakukan perundingan dan proses yang terjadi di dalamnya, niscaya perundingan akan dapat dilakukan dengan efektif oleh para professional atau pekerja. 








pengertian efisiensi :

“Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataam lain penggunaan yang sebenarnya”

 pengertian efektifitas :

Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase
target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya.